Zeendoc est un logiciel conçu pour faciliter la gestion documentaire en entreprise, en particulier pour des éléments aussi cruciaux que les factures et les fiches de paie. En centralisant ces documents dans un système sécurisé et automatisé, Zeendoc permet aux entreprises de gagner en efficacité, tout en assurant une gestion conforme aux réglementations en vigueur. Grâce à son interface intuitive et ses fonctionnalités avancées, les utilisateurs peuvent gérer leurs documents avec précision et rapidité, sans perdre de temps à rechercher ou à organiser manuellement leurs fichiers.
Dans un contexte où la gestion des factures et des fiches de paie est souvent chronophage et sensible, Zeendoc offre une solution idéale pour numériser, classer et retrouver ces documents essentiels. Voici comment la solution aide les entreprises à optimiser ces tâches cruciales et quels sont les avantages à utiliser cet outil pour la gestion des factures et des fiches de paie.
Gestion des factures
La gestion des factures est une fonction clé de Zeendoc. Le logiciel permet de numériser et classer automatiquement les factures en fonction de leur type, de l’émetteur ou de la date, grâce à sa technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). Une fois numérisées, les factures sont automatiquement triées et rangées dans les bons dossiers, sans intervention manuelle. Cela permet de réduire les erreurs de classement et de gagner un temps précieux dans la gestion administrative quotidienne.
Il permet également de gérer les circuits de validation des factures. Les utilisateurs peuvent définir un processus de validation en plusieurs étapes, incluant des approbations par différents responsables avant le paiement. Cela garantit une gestion transparente et conforme, tout en minimisant les risques de retard de paiement ou de double facturation. Toutes les actions sont enregistrées et traçables, offrant une vue d’ensemble sur l’historique de chaque facture.
En ce qui concerne la recherche de factures, le moteur de recherche permet de retrouver une facture en quelques secondes grâce à des critères de recherche comme le nom du fournisseur, la date ou encore le montant. Les entreprises peuvent ainsi rapidement accéder à l’historique de leurs transactions et s’assurer que toutes les factures sont traitées dans les délais impartis.
Gestion des fiches de paie
La gestion des fiches de paie est également simplifiée , une fois les fiches générées, elles peuvent être importées directement dans le logiciel et classées automatiquement pour chaque employé. Chaque fiche de paie est associée à un salarié spécifique, et un dossier personnel est créé pour chaque collaborateur, facilitant ainsi la consultation et la gestion des documents RH.
Zeendoc permet de sécuriser l’accès aux fiches de paie, garantissant que seuls les collaborateurs autorisés (RH, direction) peuvent consulter ou télécharger ces documents. La confidentialité est assurée grâce à un système de droits d’accès personnalisés, protégeant ainsi les informations sensibles des employés.
Les entreprises peuvent également envoyer les fiches de paie de manière sécurisée directement depuis Zeendoc. Le logiciel propose une solution d’envoi numérique, permettant de transmettre les fiches de paie par voie électronique aux salariés, tout en respectant les exigences légales. Cela permet de réduire les coûts liés à l’impression et à l’envoi postal, tout en assurant une transmission rapide et sécurisée des informations.
Conformité et archivage sécurisé
La gestion des factures et des fiches de paie doit respecter un certain nombre de normes et de réglementations, notamment en matière de conservation des documents. Il permet un archivage sécurisé et conforme aux exigences légales. Les factures et les fiches de paie sont stockées sur des serveurs sécurisés, avec des sauvegardes régulières pour éviter toute perte de données.
La durée de conservation des documents est également respectée. Par exemple, les entreprises doivent conserver les fiches de paie pendant au moins cinq ans. Zeendoc assure que ces documents restent accessibles et intacts pendant toute la durée légale requise, tout en garantissant leur confidentialité.
Automatisation et intégration avec d’autres outils
Zeendoc se distingue par sa capacité à s’intégrer avec d’autres logiciels de gestion, comme les systèmes de comptabilité ou les outils de gestion RH. Cela permet une synchronisation des données entre les différentes plateformes, ce qui simplifie encore davantage la gestion des factures et des fiches de paie.
Le logiciel propose également des solutions d’automatisation pour certaines tâches répétitives, comme l’envoi des fiches de paie ou la génération de rapports de gestion des factures. Cette automatisation des processus permet de libérer du temps pour les équipes, tout en réduisant les risques d’erreurs humaines. Grâce à ces fonctionnalités, il devient un outil incontournable pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur gestion administrative.
Avantages financiers et pratiques
L’utilisation de Zeendoc pour la gestion des factures et des fiches de paie permet de réduire considérablement les coûts associés à l’impression, l’envoi et le stockage physique des documents. De plus, en automatisant la gestion documentaire, les entreprises gagnent du temps, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité.
En centralisant toutes les informations sur une plateforme unique, Zeendoc offre une vue d’ensemble de la gestion des factures et des fiches de paie, facilitant ainsi les audits internes de votre agence et les contrôles financiers. Grâce à cet outil, les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier tout en assurant une gestion efficace et conforme de leurs documents administratifs.
